Une société demande la plus grande des attentions pour sa gestion. Elle implique une présence de corps, mais aussi d’esprit en tout temps et en toute heure. Son gérant en est le premier responsable.
Toutes les actions qu’il entreprend induiront de grandes modifications dans la politique de l’entreprise. Les salariés sont ainsi sous pression constante afin de pouvoir suivre les exigences du métier. Malgré cela, ils ont le droit de prendre quelques jours de repos et souvent, le suivi est difficile. Dans ce cas, il faut penser à s’orienter vers un logiciel de gestion des congés et des absences aidant à la gestion des congés.
Qu’est-ce qu’un congé ?
Une entreprise est une organisation visant la fabrication ou la vente de produits dans le but de faire un profit. Une personne dirige la société et emploie plusieurs autres. Ces collaborateurs, selon la loi, perçoivent un salaire et ont une couverture sociale. Ils reçoivent aussi des indemnités, mais ont le droit de recevoir deux jours et demi de congés par mois. Ces derniers sont des journées d’absences payées autorisés. Chaque salarié est libre de disposer à sa guise de ces moments. Il peut ainsi aller en vacances, rester chez lui ou visiter sa famille sans qu’il ne doive rendre de comptes à son entreprise. Néanmoins, l’autorisation de choisir à quel moment son départ est autorisée dépend de l’organisation interne. Dans certains cas, il arrive que la demande se fasse lors d’une période faste pour les sociétés de revente de matériel par exemple. Le responsable hiérarchique du salarié aura ainsi à vérifier que son absence ne causera pas de troubles au bon fonctionnement de l’équipe. Dans certaines sociétés, le gérant aura aussi son mot à dire au même titre que le responsable des ressources humaines. Il faut aussi savoir que ce sont des autorisations donc la personne garde son statut d’employé. Il touchera durant toute la période de son congé son salaire habituel ainsi que les avantages déjà acquis. Cependant, s’il advient que la période se rallonge sans explications valables, les supérieurs pourront induire des sanctions dont la gravité est fonction des pertes induites.
Comment fonctionne un logiciel ?
Un logiciel de gestion des congés payés et absences est défini comme étant un ensemble de programmes différents. Chacun d’eux est des nombres binaires créés pour réaliser plusieurs fonctions logiques différentes. Ensuite, ils suivent un ordre de protocoles différents et organisés pour sortir des informations, réalisés des calculs ou dans une plus grande mesure, créer des interfaces voire des objets en trois dimensions. La calculatrice de votre ordinateur est un de ces logiciels dont le fonctionnement est relativement simple, mais cache de nombreuses heures de développement. De nos jours, on peut pratiquement tout faire avec un programme informatique. Les tableurs Excel par exemple peuvent réaliser des courbes, mais aussi contenir des boutons pour effectuer des calculs beaucoup plus approfondis alors qu’un fichier power point peut être utilisé pour imprimer des cartes de vœux. Il est possible actuellement aussi de délocaliser les logiciels que l’on emploie. Ils deviennent alors accessibles via la connexion internet et occupent moins d’espace disque qu’auparavant. C’est le cas pour certains logiciel de gestion des congés et des absences et plus particulièrement ceux aidant dans le management de ressources humaines. Ils permettent d’avoir une vision globale et rapide de tout ce qui touche des aménagements des équipes tout en permettant de connaître leurs présences en un click. Leur ergonomie est souvent facile d’accès pour les personnes ayant les bases du métier. Il est possible d’afficher un graphe des congés, un tableau des présences, mais aussi les informations personnelles de chaque employé. Les administrateurs pourront modifier chacune des informations et certaines fonctionnalités permettent même de réaliser des calculs avancés. Avec l’ère de la numérisation de poche, il est devenu plus réalisable d’avoir toutes ces informations à portée de main. L’accès et la gestion des données se feront ainsi depuis votre Smartphone et les mises à jour en temps réel.
Les inconvénients d’une exploitation non informatisée
La gestion des demandes de congé est une tâche qui semble simple, mais dans le cas d’une entité de grande envergure, elle se pose comme un véritable puzzle chinois. De nombreux facteurs sont à prendre en compte. Le premier est de faire la part entre qui aura l’autorisation de prendre quelques jours si deux ou plusieurs demandes arrivent simultanément. Il faudra faire une consultation de l’historique des postulants pour pouvoir prendre cette décision. Il y a aussi la difficulté de prévision. Si une demande pour une date d’absence venait à se présenter, il faudrait prévoir en avance que le départ se fera sans anicroche pour ceux qui restent. Un agenda d’activité est donc à dresser et il faut qu’il soit perpétuellement clair et lisible. Ainsi, ce n’est pas uniquement le service chargé du management des ressources humaines qui doit étudier le cas, mais bien tous les services en relation avec le demandeur. Il faut aussi que le décompte des jours se fasse de manière transparente. Certains salariés peu scrupuleux peuvent en effet profits du manque d’organisation des structures de grandes tailles et usées d’artifices pour augmenter la durée de leur congé. Ce cas est aussi applicable pour les sociétés qui visent à exploiter leurs employés. Dans ce cas, le décompte peut être effectué de manière abusive en utilisant tous les prétextes pour faire diminuer les jours. Il faut noter aussi que la législation impose la prise de jours d’absence dans certains pays. La société peut alors suggérer une organisation interne.
Les avantages de l’emploi d’un logiciel de management
Utiliser un logiciel de gestion des congés et des absences facilite grandement les activités de nos jours. Avec une phase d’adaptation courte, il permet d’intégrer en un seul endroit, toutes les informations nécessaires. Ainsi, les données d’un service de ressources humaines y sont centralisées. Leur exploitation sera plus facile du fait de la flexibilité de ses fonctionnalités. Cet outil permettra de visualiser rapidement les renseignements importants pour décider si une personne pourra prendre quelques jours de congé. En effet, il contient un compteur automatique qui calcule automatiquement les jours déjà pris et présente le nombre qui reste. Il affiche aussi les calendriers des demandes autorisées sous forme de tableaux clairs et complets. Obtenir aussi les organisations de chaque service devient très simple, car plusieurs utilisateurs peuvent avoir accès à une session. Ils pourront donc donner leur planning pour les activités futures.